Support Hersteller

Selbst-Registrierung

Sobald Ihre Unternehmung mit der entsprechenden Domain (bspw. hersteller-name.ch) vom cubotoo Team angelegt wurde, können sich Mitarbeitende mit ihrer geschäftlichen E-Mail selbstständig auf cubotoo registrieren. Dazu gehen Sie über das Profile-Icon>Beginnen Sie hier oder via Einloggen>Registrieren/Anmelden. Es öffnet sich ein Formular, wo die Mitarbeitenden folgende Schritte ausführen müssen:

Formular ausfüllen: Vor- und Nachname, E-Mail
Passwort festlegen: Bitte beachten Sie alle Anforderungen einzuhalten (siehe unten)
Code aus der Email eingeben: Sie erhalten auf die angegebene Adresse eine Email. Geben Sie diesen Code im nächsten Fenster ein und klicken Sie auf überprüfen.

Als Admin können Sie die Benutzer für weitere Mitarbeitende auch selber erstellen (siehe Benutzer hinzufügen).

cubotoo Warenkörbe

Mehrere Warenkörbe: Bei cubotoo gibt es für jedes Konto mehrere Warenkörbe. Jeder Warenkorb stellt eine Beziehung zwischen einem (1) Hersteller und einem (1) Bauunternehmen zu einem(1) Projekt dar.

Mehrere Phasen pro Warenkorb: Der Warenkorb bildet alle Phasen ab, die ein Artikel in einem Bestellprozess zwischen Käufer und Anbieter durchläuft. Sie geben Ihnen einen Überblick, wo Ihre Artikel gerade stehen und was es zu tun gibt.

Neue Artikel | Darin werden neue Artikel für den Warenkorb inklusive der Mengen und Lieferdaten erfasst. Als Hersteller bietet diese Phase zwei Möglichkeiten:
- Im "Ping-Pong" haben Sie die Möglichkeit, dem Bauunternehmen hier ein Angebot zu erfassen, deren Anfrage Sie über einen anderen Kanal (Telefon, Email, persönlich) erhalten haben. Via "Anfragen" stellen Sie dem Bauunternehmen das Angebot zu.
- In der "1-Schritt-Erfassung" haben Sie die Möglichkeit (falls für den Warenkorb aktiviert), im Namen des Bauunternehmens eine Bestellung zu erfassen, die Sie über einen anderen Kanal (Telefon, Email, persönlich) erhalten haben. Via "Jetzt abschliessen" wird die Bestellung direkt erfasst, ohne dass es durch den Bauunternehmer nochmals bestätigt werden muss.
In Verhandlung | Darin befinden sich alle offenen Anfragen und Angebote mit dem jeweiligen Bauunternehmen.
- Über "Bearbeiten" kann man ein Angebot erstellen und via "Absenden" an des Bauunternehmen zuschicken.
- Über den farbig gekennzeichnete Statusanzeigen erfährt man, ob das Bauunternehmen das Angebot bereits angenommen, abgelehnt oder erneut angefragt hat.
Bestätigt | Alle bestätigten Bestellungen zum Projekt.
Auf Abruf | Alle Bestellungen, wo kein fixes Lieferdatum festgelegt wurde. Sobald die Lieferung fällig wird, kann das Bauunternehmen das Material abrufen und Ihnen den Liefertermin mitteilen.
In Auslieferung | Alle Bestellungen, deren Liefertermin in den nächsten 2 Tagen fällig ist. Hier müssen Sie Lieferungen bestätigen, sobald Sie erfolgt sind. Sie haben die Möglichkeit weitere Zusatzkosten oder Gutschriften zu erfassen sowie ein Lieferschein und interne Rechnungsnummern anzufügen.
Geliefert | Alle bestätigten Auslieferungen und nachträglich angepasste Zusatzkosten oder Gutschriften.
In Rechnung gestellt | Alle Rechnungen und Lieferscheinen (inkl. Status) zum Projekt.
Abgelaufen / Historisch | Nach einer Weile werden abgelaufene Angebote oder Bestellungen in diesem Tab archiviert.

"Ping-Pong" Bestellprozess

Beim sogenannten "Ping-Pong" Bestellprozess auf cubotoo, erfolgt die erste Erfassung des Auftrages und somit die Anfrage an den Hersteller ("Ping") beim Bauunternehmer.

Als Hersteller erhalten Sie via Email die Benachrichtigung über eine neue Anfrage.
In Verhandlung (2.) | Anfrage des Bauunternehmens
- Bearbeiten: Das Angebot mit allen Rabatten, Zuschlägen und Notizen (Inkl. Anhänge) erfassen.
- Absenden: Das Bauunternehmen wird über das neue Angebot informiert.
- Archivieren: Sie können die Position in den Tab "Historisch / Abgelaufen" archivieren.
Bestätigt | Sobald die Bestellung bestätigt ist, ist sie hier ersichtlich.
In Auslieferung (4.) | Wenn der Liefertermin in den nächsten 2 Tagen fällig ist, wird die Bestellung hier angezeigt.Hier müssen Sie Lieferungen bestätigen, sobald Sie erfolgt sind. Sie haben die Möglichkeit weitere Zusatzkosten oder Gutschriften zu erfassen sowie ein Lieferschein und interne Rechnungsnummern anzufügen.
Geliefert | Sobald die Lieferung bestätigt wurde, ist sie hier ersichtlich (inkl. nachträglich angepassten Zusatzkosten oder Gutschriften).
In Rechnung gestellt | 7 Tage nach der bestätigten Lieferung wird die Rechnung und der Lieferschein (falls vom Hersteller hochgeladen) hier angezeigt.
Abgelaufen / Historisch | Nach einer Weile werden abgeschlossene Angebote oder Bestellungen in diesem Tab archiviert.

Ein Alternative ist die Auftragserfassung via Hersteller: In diesem Fall, können Bauunternehmen die Bestellung wie bisher via E-Mail, Telefon oder persönlich bei Ihnen bestellen. Sie erfassen den Auftrag in cubotoo, damit die Transparenz über alle Bestellungen pro Projekt und Hersteller weiterhin gewährleistet ist.

"1-Schritt" Bestellprozess

Beim sogenannten "1-Schritt" Bestellprozess auf cubotoo, erfolgt die Erfassung und der Abschluss der Bestellung durch den Hersteller. Die Verhandlungsphase wird übersprungen.

Der Hersteller erhält über den bisherigen Weg (Telefon, Email, persönlich) eine Bestellung vom Bauunternehmen.
Falls noch kein Warenkorb besteht, erstellt der Hersteller für den jeweiligen Kunden und das Projekt einen Warenkorb, wo die "1-Schritt-Erfassung für Hersteller" aktiviert wird.
Neue Artikel (1.) | Der Hersteller fügt die bestellten Artikel dem Warenkorb hinzu und erfasst die Bestellung gemäss den vereinbarten Konditionen (Rabatte, Zuschläge etc.). Über "Jetzt abschliessen" wird die Bestellung auf cubotoo direkt bestätigt. Das Bauunternehmen bekommt darauf per Email eine Bestellbestätigung zugeschickt.
Bestätigt | Sobald die Bestellung bestätigt ist, ist sie hier ersichtlich. Das Bauunternehmen kann sich optional anmelden und die bestellten Artikel hier einsehen.
In Auslieferung (2.) | Wenn der Liefertermin in den nächsten 2 Tagen fällig ist, wird die Bestellung hier angezeigt. Der Hersteller bestätigt Lieferung, sobald Sie erfolgt sind. Sie haben die Möglichkeit weitere Zusatzkosten oder Gutschriften zu erfassen sowie ein Lieferschein und interne Rechnungsnummern anzufügen.
Geliefert | Sobald die Lieferung bestätigt wurde, ist sie hier ersichtlich (inkl. nachträglich angepassten Zusatzkosten oder Gutschriften).
In Rechnung gestellt | 7 Tage nach der bestätigten Lieferung wird die Rechnung und der Lieferschein (falls vom Hersteller hochgeladen) hier angezeigt.
Abgelaufen / Historisch | Nach einer Weile werden abgeschlossene Angebote oder Bestellungen in diesem Tab archiviert.

Dieser Prozess wurde im Besonderen für die Bestellung von Silo-Ware optimiert, wo auch Retouren relevant sind. Retouren können über Service-Artikel (bspw. Retoure Silo vom Produkt XY) ebenfalls abgebildet und verrechnet werden. Der Hersteller hat bei der Bestätigung der Lieferung die Möglichkeit, eine Gutschrift oder Lastschrift für die retournierte Ware zu erfassen, die dem Kunden im Anschluss in Rechnung gestellt wird.

Projekt eröffnen

Über das Profilicon>Datenpflege>Projekte in das Backoffice wechseln
Oben rechts auf "Projekt hinzufügen" klicken
Formular ausfüllen und folgendes beachten:
- Es können mehrere Adressen pro Projekt hinterlegt werden. Dies ermöglicht dem Benutzer, dass er bei der Bestellung unterschiedliche vordefinierte Lieferadressen auswählen kann.
- Die Felder "LAT"/"LON" sind optional. Damit könnten geographische Koordinaten angeben werden, falls die Baustelle nicht über eine Adresse definierbar ist oder noch präzisiert werden muss (bspw. bei Autobahnen).
- Die Angaben zur Kontaktperson hilft dem Hersteller bei der Auslieferung des Materials auf die Baustelle. Diese Kontaktperson wird bei der Lieferung ggfls. kontaktiert (telefonisch oder via Email) und sollte daher für das jeweilige Projekt auskunftsfähig sein.
- Kontakttyp "öffentlich (sichtbar für alle im Projekt)" wählen, damit er für alle Hersteller sichtbar ist. Der Kontakttyp "Privat (nur meine Kollegen und alle Hersteller können dies sehen)" ist aktuell nicht relevant.
- Mit der Zuteilung der "Zweigstelle" wird definiert, wohin die Rechnungen für das jeweilige Projekt geschickt werden und welchen Mitarbeitenden es angezeigt wird.

Auf "Absenden" klicken, um das Projekt hinzuzufügen.

Benutzer hinzufügen

Über das Profilicon>Datenpflege>Benutzer in das Backoffice wechseln
Oben rechts auf "Benutzer hinzufügen" klicken
Formular ausfüllen und folgendes beachten:
- Die Email-Adresse muss der geschäftlichen Email entsprechen und mit der Domain des Unternehmens übereinstimmen. Auf diese Adresse erhält der Benutzer das Initialpasswort zugeschickt.
- Über den Benutzer-Status den Benutzer "aktiv" oder "inaktiv" setzen. Sie können auch mehrere Nutzer in der Übersicht auswählen und über über "Deaktivieren" auf "inaktiv" setzen. Damit können sich die Nutzer nicht mehr einloggen (Bspw. beim Austritt eines Mitarbeitenden).
- Weisen Sie den neuen Benutzer über "Partner" ihrem Unternehmen zu.
- Mit der Zuweisung der Rolle können die Berechtigungen des Benutzers bestimmt werden (siehe Rollen-Konzept Hersteller weiter unten).
Auf "Absenden" klicken, um den Benutzer hinzuzufügen und das E-Mail mit dem Versand des Initialpassworts auszulösen.

Hersteller-Admin Hersteller

Admin

Die Rolle "Hersteller-Admin" hat alle Berechtigungen, um das eigene Unternehmen auf cubotoo zu verwalten. Es ist die einzige Rolle mit einem Zugriff auf das Backoffice, wo fast alle Daten verwaltet, Rollen zugewiesen gesetzt werden können.

Hersteller

Die Rolle "Hersteller" hat keine Berechtigungen, um Angebot an Bauunternehmen zu verschicken. Die Rolle kann den Admin jedoch bei der Verwaltung von Produktdaten unterstützen und Kunden im Chat auf Nachrichten antworten.

Warum kann mich nach der Registrierung noch nicht direkt einloggen?

cubotoo agiert im B2B (business-to-business) Bereich, weshalb wir Ihre Unternehmen zuerst prüfen müssen. Das cubotoo Team macht dies schnellstmöglich nach Ihrer Registrierung. Dazu wird ihr Unternehmen mit der jeweiligen Domain angelegt, damit Sie gleich loslegen können.

Warum funktioniert das erste Login mit dem Initialpasswort nicht?

Stellen Sie bitte sicher, dass Sie alle Anforderungen an das Passwort erfüllt haben und die eingegebenen Passwörter übereinstimmen. Der Erfüllungsgrad der Anforderungen werden Ihnen unter der Eingabe angezeigt.

Warum kann ich die Links zur Verwaltung von Benutzer, Projekten sowie Produktdaten nicht finden?

Es kann sein, dass Sie keine Admin Rolle und damit kein Zugang haben. Bitte wenden Sie sich an Ihren Admin, um Ihre Rolle zu wechseln. Falls Sie keinen Admin haben, wenden Sie sich bitte an uns.

Meine Kunden haben bereits Jahres- und Objektkonditionen.Wie übermittle ich diese Preisinformationen an cubotoo?

Dazu stehen Ihnen vier Datenübertragungswege zur Verfügung. Sie unterscheiden sich in im Grad ihrer Automatisierung (hoher bis weniger hoher Automatisierungsgrad). Der praktikable Datenübertragungsweg richtet sich nach Anzahl Ihrer Artikel und der Komplexität der Preisstruktur.

Welche vertraglichen Bestimmungen gelten auf cubotoo?

Es gibt zwei sehr herstellerfreundliche Vertragsmodelle. Sie behandeln unter anderem Bestimmungen zur Übernahme des Delkredererisikos, zum transaktionsabhängigen Gebührenanteil sowie zu den Zahlungskonditionen. Für weitere Einzelheiten zu den Verträgen, zu den AGB und der Datenschutzbestimmungen buchen Sie einen Termin mit uns.

Wieso soll ich das Direktgeschäft über cubotoo fördern, wenn mich meine Kunden ohnehin schon kennen?

cubotoo bietet Ihnen Zugang und die Chance zum Gewinn von Neukunden. Sie erhalten mit cubotoo Ihren Online-Vertriebskanal, der fortlaufend gepflegt, unterhalten und entwickelt wird - frei von Fixkosten und Jahresgebühren. Wir schaffen die Technologie, von der Sie am meisten profitieren und durch die Sie Ihre Arbeitsabläufe noch effizienter ausführen können.

Wie erstelle ich einen Warenkorb, wo ich die Bestellungen von verschiedenen Bauunternehmen für das gleiche Projekt sehe?

Leider ist dies heute noch nicht möglich. Aktuell bezieht sich jeder Warenkorb auf einen (1) Bauunternehmen und ein (1) Projekt.

Wie werde ich über neue Anfragen, Angebote, anstehende sowie bestätigte Lieferungen informiert?

Beide Seiten erhalten jeweils eine Email, sobald sich im Warenkorb etwas ändert. Die Email geht an diejenige Adresse, die für das Unternehmen definiert wurde. Falls Sie die Email ändern möchten, wenden Sie sich bitte an das cubotoo Team. Wir arbeiten aktuell daran, dass die Benachrichtigung jeweils an den User geht, der die Änderung erfasst hat(Angebot auf meine Anfrage, Lieferung meiner Bestellung etc.).

Werden auch Artikel vom Lager eines Händlers angeboten?

Nein, auf cubotoo werden nur Artikel von Herstellern angezeigt. Die Anfrage oder die Bestellung geht demnach direkt zum jeweiligen Hersteller und nicht zu einem Händler.

Wie werde ich über neue Anfragen und Bestellungen informiert?

Wir bilden einen Teil Ihre Organisationsstruktur ab. Das beinhaltet auch, dass Sie die E-Mail-Adressen und Kontaktpersonen für eingehende Anfragen, Bestellungen und den Rechnungsempfang einrichten können. Über sämtliche Neuigkeiten und Eingänge werden Sie jeweils per E-Mail kontaktiert.

Wie erfolgt die Geschäftsanbahnung auf cubotoo?

Die Geschäftsanbahnung erfolgt immer direkt zwischen Bauunternehmer und Hersteller, wobei der Bauunternehmer dem Hersteller Anfragen und Bestellungen via cubotoo übermittelt. Der Hersteller bestimmt eigens über sein Angebot und dessen Preisgestaltung.

Ich habe nicht nur Standardartikel im Angebot. Einige werden spezifisch auf Anfrage hin gefertigt

cubotoo bietet Ihnen die Möglichkeit mit einen "Platzhalter-Artikel" zu arbeiten (bspw: "Schacht"). Diese haben weder eine spezifische Artikelnummer noch einen definierten Preis. Der Bauunternehmer wählt diesen Artikel an und übermittelt Bau- oder Fertigungspläne oder Materialspezifikationen an Sie. Daraufhin haben Sie alle Informationen, um Ihm ein entsprechendes Angebot auszuarbeiten.